نكاتي درخصوص نحوه مديريت وهدايت جلسات عمومي ومجامع
جلسه را گردهمايي دو نفر يا بيشتر براي دستيابي به هدفهاي مشترك تعريف كرده اند گردهمايي زماني اثر بخش خواهد بود كه در حداقل زمان و با رضايت شركت كنندگان به هدفهاي از پيش تعيين شده نايل گردد. بمنظور استفاده بهينه ازوقت وزمان ونتيجه گيري بهتر ازجلسات ابتدا به مشكلات مبتلابه جلسات وسپس به راهكارهايي درجهت رفع اين مشكلات پرداخته مي شود.
الف ) ارزيابي جلسات از ديدگاه انتقادي:
طويل شدن جلسات ودرنتيجه خستگي ناشي ازآن
كم حرفي ويا پرحرفي برخي ازشركت كنندگان
دير شروع شدن جلسات به دلايل مختلف
فقدان هنر شنيدن درمديران واعضا،
خروج ازموضوعات مطروحه توسط مديريت يا اعضاء جلسه
ضعف درتهيه مدارك، اسناد وآمارگوياي مرتبط با موضوع
7 – يادداشت نكردن نكات مهم ولازم توسط افراد
8 – خروج زود هنگام و ورود با تأخير مدعوين
9 – صحبت كردن اعضاء در هنگام صحبت اعضاي ديگر و پاسخگويي به تلفن و ارباب رجوع
10 – گنگ و نامفهوم بودن اهدف جلسه
11 – بحث و جدل اعضاي جلسه
12 – عدم توجه به مسايل مفيد مطروحه در جلسات
13 – صحبت بيش از حد مدير جلسه و دخالت دادن نظرات شخصي وي
14 – فقدان هماهنگي زمان و عناوين مطروحه
15 – بيشتر بودن هزينه جلسه از نتايج حاصله بر مبناي تصور تلف شدن اوقات اعضاء
ب ) راهكارهايي جهت رفع مشكلات و بهبودجلسات :
ب-1) برنامه ريزي جلسات :
1- سوابق موضوعات جلسه را بطور كامل قبلا" مطالعه كنيد.
2- دستور جلسه بطور كامل ، كتبا" فهرست بندي شده باشد و زمان متناسب با موضوعات به ترتيب اولويت در نظر گرفته شود.
3- رئوس مطالب مورد بحث قبلا" به صورت كتبي به اطلاع اعضاء رسيده باشد تا با آمادگي كامل در جلسه شركت و مدارك لازم را تهيه نمايند.
4 – از دعوت سياسي و احساساتي پرهيز نموده و از افرادي دعوت به عمل آيد كه صاحب نظر در رابطه با موضوع جلسه باشند و بتوانند كمكي در جهت تصميم گيري بنمايند.
5 – جلسه را در رأس ساعت مقرر آغاز كنيد و به تأخير كنندگان لبخند نزنيد.
6 – اهداف جلسه فعلي را شرح دهيد.
7 – مطمئن شويد كه مخالفت ها ابراز مي شود و در خصوص آنها بحث بعمل مي آيد ، لكن سبب انحراف جلسه و افراد نمي گردد.
8 – به مشاركت كشانيدن شركت كنندگان از يكنواختي جلسه مي كاهدو تمامي شركت كنندگان را وارد بحث مي نمايد. بنابراين موضوعات را علاوه بر فهرست بندي به صورت پرسش و پاسخ قابل مذاكره درآوريد.
9 – توجه مديريت به تمامي اعضاء شركت كننده و رعايت ترتيب و نوبت ، به ميدان كشانيدن افراد ساكت ضروري است .
10 – در عين پرهيز از شتابزدگي، كنترل زمان جلسه در چارچوب زماني اختصاص يافته از وظايف مهم مديريت جلسه است.
11 – گذشت زمان را به افراد گوشزد كنيد و آنها را براي نتيجه گيري تحت فشار قرار دهيد.
12 – در هنگام لزوم ، بحثها را جمع بندي كنيد و نتايج و تصميمات حاصله را ذكر نماييد.
13 – يكي از شركت كنندگان مأمور تهيه صورتجلسه باشد و مذاكرات را ثبت نمايد.
14 – صورتجلسه مشخص شده وظايف هر عضو به صورت مكتوب سريعا" صادر و در جلسه بعدي از افراد پاسخ تهيه شده را طلب نماييد.
15 – درخصوص زمان ، تاريخ و مكان و اهداف جلسه آتي توافق كنيد.
16- با خلاصه اي از مذاكرات ، موضوعات را به ياد اعضاء آوريد و جلسه را خاتمه دهيد.
17 – براي افرادي كه در جلسه شركت نكرده اند ، يك اخطاريه بفرستيد.
18 – پيگيري اهم توافقات به اندازه خود جلسات از اهميت برخوردار است . جلساتي كه مفاد تصميم گرفته شده آن پيگيري نگردد، مانند كشتي بي سكان ، بي بادبان و بدون ناخدايي است كه " باري به هر جهت " پيش مي رود و سازمان نيز دچار سرگشتگي مي گردد.
ب-2 ) رعايت معيارهاي زيربراي دعوت از شركت كنندگان در جلسه:
1 – دارا بودن دانش راجع به موضوع مورد بحث
2 – دارا بودن تعهد نسبت به حل مسأله
3 – دارا بودن وقت كافي براي شركت در جلسه
4 – داشتن تجربه ، نظرات و ايده هاي متفاوت
5 – استقلال در اظهار نظر و داشتن فكر باز
ب-3) مديريت جلسات :
رئيس جلسه بايد تمام تلاش و توجه شركت كنندگان را به هدفهاي جلسه معطوف داشته و سه جزء عمده يك جلسه كه در زير آمده است را به نحو مطلوب مرتبط سازد.
1 – محتوا : عبارت است از آنچه كه شركت كنندگان با خود به جلسه مي آورند مانند: ايده ها ، دانش ، تجربه ، طرز تلقي ها و …
2 – تعامل : عبارت است از نحوه همكاري شركت كنندگان در پروراندن محتواي جلسه .
3 – ساختار: عبارت است از نحوه سازماندهي اطلاعات و شركت كنندگان به منظور دستيابي به هدف جلسه .
ب-4) ارزيابي جلسات :
به منظور بهينه سازي جلسات بعدي و استفاده از تجربيات حاصله ارزيابي هاي مختلفي قبل ، در حين و بعد از جلسات به روشهاي زيرانجام مي پذيرد:
1 – خودارزيابي – توسط رئيس جلسه
2 – ارزيابي بوسيله اعضاي جلسه
3 – ارزيابي توسط ناظر آموزش ديده
ب-5) اتخاذ تصميم :
يكي از بهترين نوع اتخاذ تصميم ، تصميم بر مبناي اتفاق نظر است .
1 – در صورت به بن بست رسيدن مذاكرات چنين نپنداريد كه يكي بايد ببرد و ديگري بايد ببازد ، سياست برنده را پيش گرفته و در جستجوي قابل قبول ترين شق اخذ تصميم باشيد.
2 – نظر خود را براي اينكه تضاد و برخوردي به وجود نيايد ، به سهولت تغييرندهيد.
3 – از شيوه هاي كاهش تضاد مانند رأي گيري ، معدل گيري و چانه زني پرهيز كنيد.
4 – پافشاري جهت تصويب يك بند ، بدون داشتن مناسب ترين پاسخ در واقع به هدر دادن منابع منجر خواهد شد.
ب-6) احتراز از موارد زير در جلسات :
1 – طرح سؤالات غير قابل پاسخگويي
2 – طرح سؤالات ساده اي كه پاسخي جز "آري " يا "نه " ندارند
3- طرح سؤالات مبهم ونامشخص
3 – موضعي كه باعث تضاد مي شود.
جهت توفيق جلسات، مديريت بايستي نظرخودرابه عناصرتشكيل دهنده آن معطوف ودرصورت نقصان هركدام اقدام به رفع آنها نموده ومجموعه رابا درصد قابل قبولي به سمت بهره گيري بيشتراززمان سوق دهد.
نظرات شما عزیزان:
تبادل لینک هوشمند 